エクセルで重複データがある場合、重複データの中で優先するデータだけを残して抽出することができます。それには、エクセル「重複の削除」を使います。「重複の削除」で、不要な重複データだけを一括で削除して、優先する重複データだけを残します。最初、下準備として、優先する順位でデータの並び替えをします。優先順位で並び替えた後は、「重複の削除」で一括で、不要な重複データを削除して、優先する重複データだけを残して抽出します。こんなに、簡単に重複データを削除できることに、驚くでしょう。
目次
優先するデータだけを残す手順
１．データを、エクセルの「並び替え」機能で並び替える
２．エクセルの「重複の削除」で重複データを削除する
この２つの作業をするだけで、重複データの中で優先するデータだけを残して、他の重複するデータを削除できます。
エクセル「重複の削除」機能
エクセルの「重複の削除」は、重複しているデータを一括で削除します。
「データ」タブ→「データツール」グループ→「重複の削除」
エクセル「並び替え」機能
エクセル「並び替え」機能を使うと、指定したキーでデータの並び替えができます。
「データ」タブ→「並び替えとフィルター」グループ→「並び替え」
重複データの中で優先するデータだけを残す
重複データの中で優先するデータだけを残して、他の重複するデータは削除します。
早速、始めてみましょう。
優先順位の順番でデータの並び替え
下の表を見ると、「商品№」が重複しています。
重複している「商品№」の、「個数」が一番多いデータだけを残して、他の重複データは削除します。
重複データの中で、優先するデータを抽出できるようにするには、最初、データの並び替えをします。
１．並び替えるデータの範囲内の、セルを選択します。「A1:C15」内のセルを選択して、「並び替え」をクリックしましょう。
「並べ替え」ダイアログボックスに、次のように入力しましょう。
最優先されるキー ： 商品№
順序 ： 昇順
レベルの追加(A)をクリックすると、「次に優先されるキー」ボックスが追加されます。
次に優先されるキー： 個数
順序 ： 降順
２．入力が終わったら「OK」ボタンをクリックしましょう。
３．データが「商品№」で昇順、次に「個数」で降順に並び替えられました！
データを、最優先されるキー「商品№」で並び替えたので、重複データは一塊になっています。
次に優先されるキーを「個数」で降順で並び替えたので、個数が一番多い順に上から表示されています。
つまり、データは重複データごとに、優先順位の順番で、上から並んでいます。重複するデータの一番上が、優先するデータになっているのを確認しましょう。
これで、優先する重複データを残して、他の不要な重複データを削除する準備ができました。
「重複の削除」で重複しないデータを抽出
ここから、「重複の削除」で、不要な重複データを一括で削除しましょう。
１．重複するデータを削除したい範囲内で、任意のセルを選択します。「A1:C15」内のセルを選択して、「重複の削除」をクリックしましょう。
２．「重複の削除」ダイアログボックスが開きます。「商品番号」だけにチェックマークを入れて、「OK」ボタンをクリックしましょう。
３．重複データが削除されて、重複しないデータが抽出されました！ 優先する重複データが、残されているのを確認しましょう。
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エクセルの「フィルター」機能で優先するデータを抽出
ここでは、エクセルの「重複の削除」機能を使って、優先するデータを抽出する方法を紹介しましたが、他にも方法があります。エクセルの「フィルター」機能を使う方法です。
それには、COUNTIF関数で、どのデータが重複しているのか調べたデータを基に、重複しないデータを表示して抽出し、「フィルター」で重複データを削除して、優先するデータを残すやり方です。重複データを削除する前に、重複データをチェックしたい場合は、この方法がお勧めです。
こちらの記事もご覧ください。⇒エクセルで重複データを削除！優先するデータをフィルターで残す
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