エクセル関数を使って、重複データを簡単に削除することができます。それには、COUNTIF関数を使います。まず、エクセルCOUNTIF関数で、どのデータが重複しているか調べます。そこからはエクセル フィルター機能を使って、重複データだけを抽出します。後は、重複データを削除するだけです。重複データを最初、確認してから削除したい時に、お勧めの方法です。どんなデータが重複しているのか、削除する前にチェックすることができます。
目次
COUNTIF関数で重複データを削除する
エクセルCOUNTIF関数で、重複データをチェックしてから削除します。
COUNTIF関数で重複データをチェックする
下の契約一覧表の、「契約№」は重複しています。契約をしている家族は、同じ契約№が振られています。
どの契約№が重複しているか、調べてみましょう。
重複データをチェックするには、IF関数とCOUNTIF関数を、組み合わせて使います。
「C2」に、重複している「契約№」には「重複」、重複していなければ「空白」を、表示させる式を入力しましょう。
C2 =IF(COUNTIF($A$2:A2,A2)>1,”重複”,””)
C2の式をドラッグして、下にコピーします。
検索範囲「$A$2:A2」は、範囲の先頭を固定にして、コピーすると、検索終了セルが下にずれていきます。
最初に現れた「契約№」は、検索値のセルの個数が「1」なので「空白」、重複する「契約№」は「>1」なので「重複」が表示されます。
次に、エクセルフィルター機能を使って、重複データだけを抽出してみましょう！
フィルター機能で重複データを抽出
フィルターで、重複データだけに絞ります。
1．「データ」タブ→「並び替えとフィルター」→「フィルター」をクリック。
または、Ctrl」＋「Shift」＋「L」を押しましょう。
２．「フィルター」をクリックして、▼から「重複」だけにチェックマークを入れます。
３．「OK」ボタンをクリックしましょう。
４．「重複」データだけが抽出できました。
５．抽出した「重複」データを削除しましょう。
６．「重複」していないデータだけが残りました。
重複データの数をカウントする
同じ重複データがデータの中にいくつあるか、数をカウントしたい時があります。
COUNTIF関数で、同じ重複データの数がいくつあるか、カウントしましょう。
C2に、重複している「契約№」の数を、カウントする式を入力します。
C2 =COUNTIF($A$2:$A$16,A2)
「３」が返されます。
ここで、契約№「A2011」をみてみましょう。
「A2」「A5」「A10」の「３つ」が重複しています！
C2の式をドラッグして、下にコピーしましょう。
重複している「契約№」の数が、表示されました！
何番目の重複データか調べる
重複データがデータの中にある時、同じ重複データが範囲の先頭から、何番目に現れるのか調べます。
C2に、重複している「契約№」が、何番目に現れる重複データなのか、調べる式を入力してみましょう。
C2 =COUNTIF($A$2:A2,A2)
「１」が返されます。
契約№「A2011」に注目して、をみていきましょう。
セル「A2」の契約№「A2011」は、一番初めに現れた重複データなので「１」です。
セル「A5」の「A2011」は「２」、セル「A10」の「A2011」は「３」と、何番目の重複データなのか表示されています！
C2の式をドラッグして、下にコピーしましょう。
何番目に現れる重複データなのか、数字で表示されました！
COUNTIF関数
指定した範囲に含まれる、検索条件に一致するセルの個数を返します。
COUNTIF関数の書式と引数
COUNTIF(範囲,検索条件)
| 範囲 | 検索条件に一致するセルの個数を求める範囲を指定します。 |
| 検索条件 | 条件を、数値、式、または文字列で指定します。式、文字列で指定する場合は「”」で囲みます。 |
COUNTIF関数の使い方
| 数式 | 結果 |
| B2=COUNTIF($A$2:$A$15,”井上 彩乃”) | A列には氏名が入力されています。「井上 彩乃」の氏名は範囲「A2:A15」に3つあります。数式の結果は「3」になります。 |
重複データを削除する「重複の削除」機能
エクセルには重複データを削除する機能があります。「データ」タブにある「データ ツール」グループの「重複の削除」という機能です。この機能を使うと一括で重複データを削除できます。
「重複の削除」は重複データを、簡単に一括で削除しますが、重複するデータをチェックしてから削除したい場合は、COUNTIF関数を使いましょう。
COUNTIF関数を使うと重複したデータを調べる事ができるので、チェックした結果で、重複していないデータだけを抽出したり、逆に重複しているデータだけを抽出することができます。重複しているデータがいくつあるかカウントすることもできます。
一括で重複データを削除したい場合は、エクセルの「重複データ」を、重複したデータをチェックしてから重複データを削除したい場合は、COUNTIF関数を使うことをお勧めします。
こちらの記事もご覧ください。⇒重複しないデータを抽出！エクセル重複の削除で表示させる
